10 советов для тех, кто ничего не успевает, — берем время в союзники - «Бизнес»

Жизнь — это система, состоящая из отрезков времени с самым разным содержанием. Каждый день мы пытаемся втиснуть в 24 часа сон, работу, отдых, заботу о близких, общение с друзьями, покупки, спорт, хобби и еще, еще, еще... Чтобы эффективнее управлять своей системой времени, и нужен тайм-менеджмент. Освойте этот навык — и сутки перестанут казаться вам такими короткими.

Время для нас интересно не само по себе — нам важно, как мы можем его использовать. Время одномоментно и процесс, и ресурс, и инструмент. И тайм-менеджмент — это не просто управление своим временем, но и управление собой. Не умея распределять свои силы, формировать четкое расписание, тайминг, мы не достигаем целей, не решаем поставленных задач и, как следствие, испытываем неудовлетворенность своей жизнью.

Так что не будем тратить время на разговоры: перейдем от теории к практике. Начнем с того, что оценим нынешнее положение дел.

Проанализируйте, на что уходит ваше время

В любой самый обычный свой день фиксируйте (записывайте, наговаривайте на диктофон, делайте фото часов или таймера) реальный расход времени на те или иные дела.

Важно: у вас не стоит задачи выглядеть лучше — тут очень важно честно отмечать, сколько минут и часов на что вы тратите.

Выпишите всё в единую таблицу и расставьте пункты по убыванию: сначала то, чем вы занимались дольше всего, затем — чем меньше. Если что-то оказалось вообще не охвачено, но внимания требовало, запишите в самом конце.

Теперь оцените, что оказалось во второй половине списка:

- Семья?

- Отдых?

- Саморазвитие?

- Уход за собой?

- Спорт?

- Хобби?

Комментарии тут излишни: увы, это реальность нашей жизни. Но это не значит, что изменить ситуацию нельзя!

Ищем потерянное время

Возьмите получившуюся таблицу и напротив каждого вида деятельности поставьте то время, которое вы хотели бы на это тратить на самом деле.

В случае с работой речь, конечно, идет не о «хотели», а, скорее, о «должны». Но декомпозируйте эту задачу: в течение 8-часового рабочего дня у вас есть разные дела, и какие-то занимают излишнее время, а на какие-то его не остается. Проанализируйте и расставьте приоритеты.

Теперь сложите все записанные временные отрезки — обычно получается больше суток! Но не спешите отчаиваться — проанализируйте, и варианты оптимизации точно найдутся. Порассуждаем на примере самых рутинных задач.

1. Еда

На покупку продуктов и приготовление еды уходит достаточно много времени. Завтраки, обеды, ужины, перекусы. А если у вас большая семья?

Начинаем искать пути уменьшения затрат времени. Наша задача не отметать сразу непригодные почему-либо сценарии, а написать как можно больше вариантов — затем выберем лучшие, наиболее подходящие именно нам. Итак, можно:

- питаться в кафе;

- заказывать еду на дом;

- покупать готовое в кулинарии;

- заполнить холодильник полуфабрикатами;

- активно использовать кухонные гаджеты: мультиварку, аэрогриль и прочее;

- делать разово заготовки на неделю: составить меню на семь дней, закупить нужные продукты, приготовить — потратить один выходной, но в морозильнике будет полный набор самых разнообразных порционных блюд, которые можно будет за считаные минуты разогреть и подать на стол;

- делегировать приготовление пищи другим членам семьи: супруг/супруга, взрослые дети, старшее поколение.

2. Уборка

Здесь тоже есть несколько вариантов:

- распределить обязанности между членами семьи;

- нанять стороннего человека — помощника по хозяйству;

- использовать технику для поддерживающей и плановой уборки (робот-пылесос, моющий пылесос, удобная швабра с механическим отжимом и пр.);

- ввести в правило минимальную ежедневную уборку: по 15 минут утром и вечером, ни минутой больше! Вы удивитесь, но этого времени достаточно, чтобы содержать дом в чистоте;

- заменить генеральную уборку фрагментарной — разделите свой дом на зоны и убирайте их основательно по очереди раз в неделю. Не тратьте на это более часа, не стремитесь довести всё до идеала. Это в принципе невозможно.

Вооружаемся: инструмент для управления своим временем

Главным инструментом тайм-менеджмента является план, записанный в планировщике. Да, так просто. Но, как показывают опросы, большинство людей не занимается планированием. Почему? Чаще всего мы боимся построить планы, а потом их не выполнить. Но поверьте, лучше выполнить намеченное на 50−75%, чем вообще не планировать.

Как и в любом деле, в планировании решающую роль играет системность: мало составить план на неделю/месяц/квартал/год — важно сверяться с ним и регулярно актуализировать.

Самое верхнеуровневое деление планов — на личные и рабочие (уже внутри этих категорий может быть сколько угодно to-do-списков). Вести эти планы можно в одном планировщике или разных — главное, чтобы вам было удобно ими пользоваться. Какой выбрать планировщик, тоже зависит только от вас. Это может быть классический бумажный датированный блокнот, маркерная доска, компьютерная программа или мобильное приложение. Форма не важна! А вот контроль за выполнением содержания плюс жесткое соблюдение тайминга будут играть решающую роль.

Вот несколько моих личных советов по планированию и управлению своим временем:

Совет 1: Ставьте планы такие, чтобы их реально было выполнить. Помните, что ваши ресурсы — физические, психологические, временные — ограниченны. Здоровье важнее вымытого пола и даже сданного отчета.

Совет 2: Визуализируйте свои планы. Всё, что не написано, не нарисовано, графически не оформлено, то не существует.

Совет 3: Начинайте день с самого неприятного или трудоемкого дела, запланированного на сегодня. Но тратьте на него только определенное количество времени. И ни минутой больше.

Совет 4: Фиксируйте факт выполненного дела. Если записали его на бумаге, то зачеркните, порвите, выбросите. Если план был в компьютере — перенесите в «корзину», отметьте маркером. Это даст психологическое осознание — я сделал это!

Совет 5: Хвалите себя и награждайте за достижения. Даже за самые маленькие. Чашка кофе с десертом, небольшая прогулка в середине рабочего дня, несколько минут релакса с любимой музыкой в наушниках — что угодно, что дарит вам позитивное настроение.

Совет 6: Сделайте свою собственную доску достижений с заголовком: «За сегодня я сделал...». На маркерной доске, на листочке на столе, на холодильнике. Заведите файл или отдельный ежедневник не с планами, а с результатами. И чаще вспоминайте совет номер пять: хвалите себя за любые достижения!

Совет 7: Старайтесь не просто выполнять планы, а хотя бы чуть перевыполнять их — это даст дополнительное удовольствие от того, что вы смогли преодолеть планку, поставленную самому себе!

Совет 8: Позволяйте себе лениться. Ибо порой желание ничего не делать — это не порок, а сигнал организма о необходимости отдыха.

Совет 9: Не корите себя за невыполненные планы. Лучше не забывайте их корректировать в зависимости от обстоятельств.

Совет 10: Помните, что важнее всего в жизни любовь, внимание, забота. Тратьте на это больше всего времени и сил. Будьте счастливы! Каждый день, а не в будущем.

Автор: Ольга Сергеева, управляющий партнер компании «Окрыляем успехом», бизнес-консультант, специалист по тайм-менеджменту