Автоматизация малого бизнеса: что делать, когда бюджета недостаточно - «Бизнес»

По данным ComNews, 59% руководителей в России считают, что тратят слишком много времени на административные задачи. Чтобы снять с себя лишнюю нагрузку, предприниматели инвестируют в автоматизацию бизнес-процессов. Однако для малого бизнеса это, как, правило, большая статья расходов. О том, как оптимизировать работу в небольшой компании с разумными тратами, расскажем в статье.

Малый бизнес часто сталкивается с проблемой, когда собственнику приходится контролировать все процессы вручную и держать руку на пульсе. Неосознанно он становится тем «узким горлышком» компании, через которое проходят все важные операции. При этом в одиночку, как правило, бизнесмен не может уследить за всем, что в итоге приводит к утечкам финансовых, временных и других ресурсов, а также существенно затрудняет масштабирование.

Чтобы освободить рабочее время и эффективно контролировать управление ресурсами, предприниматели стараются автоматизировать бизнес-процессы. Желание строить бизнес по принципам оптимизации есть у большинства представителей МБ. Согласно исследованию McKinsey, 64% опрошенных компаний сообщают о том, что добиться успеха они смогли, автоматизировав хотя бы один бизнес-процесс.

Однако проблема в том, что зачастую у предпринимателей не хватает средств на то, чтобы отладить все операции. Каждая новая IT-система, расходы на ее интеграцию и поддержание — это отдельная статья бюджета, весьма затратная для небольшой компании. В этом случае бизнесмены могут идти тремя разными путями.

Оставить все как есть

Первое, что приходит в голову в этом случае практически любому бизнесмену: отложить автоматизацию до лучших времен. Если собственник оцифровал 1-2 наиболее критичных бизнес-процесса, остальные в теории он может продолжать контролировать вручную.

Такая модель в краткосрочном варианте обеспечивает некоторую финансовую стабильность, но практически всегда лишает компанию возможностей для дальнейшего роста. В долгосрочном плане это может снизить ее конкурентоспособность, и в этом предприниматели солидарны друг с другом.

По данным ComNews, в России 68% руководителей считают, что автоматизация процессов необходима для того, чтобы оставаться востребованными у клиентов.

На решение об откладывании автоматизации также могут повлиять негативные внешние факторы. К примеру, в период режима самоизоляции от нее временно пришлось отказаться части компаний, у которых основными каналами продаж были закрытые на тот момент торговые центры.

Внедрять лоскутную автоматизацию

Во втором случае предприниматели стараются сохранять баланс вложений в оптимизацию, используя лоскутную автоматизацию. Это метод, при котором компании автоматизируют отдельные бизнес-процессы. К примеру, внедряют CRM-систему для учета заказов, бухгалтерии и контроля клиентского потока. Летом прошлого года СМИ активно освещали опыт компаний из сферы услуг, которые находили нестандартные решения для оптимизации в период режима самоизоляции.

Так, студия танцев EXPROMT столкнулась с ограничениями на работу в привычном оффлайн-формате и полностью перевела занятия в онлайн. Компания использовала программу для автоматизации «1С:Фитнес клуб», разработчики которой сделали интеграцию с Zoom, популярным облачным решением для видеотрансляций. Это позволило студии танцев создать расписание онлайн-занятий, организовать удобную запись на каждую тренировку, а также вести учёт клиентов в автоматическом режиме.

Лоскутная автоматизация — доступный и понятный инструмент для многих представителей малого бизнеса. Как правило, она позволяет быстро увидеть результаты от нововведений. Однако в случае, когда бизнес автоматизирует лишь отдельные процессы, есть риск, что ресурсы (время сотрудников, деньги и т.д.) будут продолжать утекать.

Кроме того, такой способ часто требует подключения сразу нескольких систем, так как для решения целого комплекса задач одного решения бывает недостаточно. Как результат — дополнительное увеличение расходов на IT-инструменты.

Использовать философию «бережливого производства»

Третий путь — воспользоваться философией одного из лидеров автомобильного рынка — «Тойота». За рубежом систему, введенную в компании, часто называют «бережливым производством». Ее основная идея в том, что качество и уровень работы в компании можно повысить за счет минимизации потерь ресурсов на всех этапах. Утечками считают все, что негативно сказывается на эффективности, доходе и качестве. Это могут быть деньги, рабочее время сотрудников и др.

Принципы из производства вполне можно перенести и на другие отрасли, например, сферу услуг. Так поступили мы в сети умных автосервисов «Вилгуд». В 2012 году мы пришли на рынок авторемонта и столкнулись с тем, что отрасль была серой и неконсолидированной. Практически все бизнес-процессы были не оптимизированы, что приводило к огромным утечкам ресурсов и блокировало любые возможности для масштабирования.

К решению проблемы решили подойти системно. Мы вручную отслеживали эффективность сотрудников на каждой позиции, просчитывали лучшие алгоритмы работы и скрипты для общения с клиентами. Так появились стандарты качества, которых должен был придерживаться персонал. Процесс за процессом, в «Вилгуд» оттачивали работу всего автосервиса и вскоре смогли выйти на точку безубыточности, а затем и масштабироваться.
Однако мало оптимизировать работу, не менее важно закрепить и сохранить полученный результат. Без четкой системы контроля со сведенным к минимуму человеческим фактором можно очень быстро вернуться к исходному состоянию. Поэтому мы инвестировали в разработку собственной ERP-платформы Wilgood IS, созданной на базе «1С:Альфа-Авто». Все бизнес-процессы предварительно оцифровали и вшили в IT-систему, которая отслеживала все этапы выполнения заказа, работу сотрудников, а также помогла в закрытии других потребностей — первичной бухгалтерии, контроля клиентского потока и др.

Конечно, в большинстве случаев разработка собственной ERP-платформы — неподъемная статья для малого бизнеса. Однако сейчас на рынке облачных систем ситуация куда лучше, чем 10-15 лет назад. Предприниматели могут найти готовые отраслевые IT-решения, заточенные под потребности компании в конкретной нише. К примеру, многие салоны красоты и парикмахерские используют платформу YClients, производственные предприятия и интернет-магазины — систему «МойСклад» и отраслевые решения на основе 1C, а сфера авторемонта — Wilgood Soft.

Один из принципов философии компании «Тойота» — нужно пожертвовать чем-то малым на начальном этапе ради стратегического преимущества на дистанции. Для предпринимателя практически любой способ автоматизации лучше, чем ручной контроль за всеми операциями — оптимизация всех процессов позволяет не только разгрузить собственника, но и создает необходимый фундамент для масштабирования за счет сокращения утечек ресурсов и увеличения эффективности работы.