14 признаков, что в вашей команде проблемы с коммуникациями - «Бизнес»

Эти пункты помогут проверить, насколько эффективно выстроено общение в вашей удаленной команде.

Даже когда пандемия закончится, видеозвонки, скорее всего, надолго останутся с нами. Для удаленных команд общение с коллегами – серьезный вызов, с которым они сталкиваются ежедневно.

По данным опроса HubSpot, для 29% удаленных сотрудников отсутствие социальных связей и общение с коллегами – две самые большие проблемы, с которыми они сталкиваются, работая дистанционно. Если команда не может находиться в одном пространстве, коммуникации должны стать более продуманными.

Вот 14 признаков того, что коммуникации в команде неэффективны.

1. Команда очень часто встречается

В буднях удаленного сотрудника бывают такие дни, когда приходится переключаться от одной встречи к другой без перерывов. Большое количество встреч может быть признаком плохо выстроенных коммуникаций в команде.

Как правило, нет необходимости устраивать собрания часто. Большую часть встреч можно заменить на email с деталями и подробностями.

Прежде чем назначать встречу, подумайте, не станет ли она пустой тратой времени. Есть сомнения? Еще раз оцените, можно ли передать информацию по электронной почте. Кроме того, планируя встречу, помните, что на ней должен присутствовать каждый приглашенный вами человек. Если присутствие кого-то не обязательно, честно сообщите ему об этом. Подумайте о продолжительности встреч. Постарайтесь сделать их короче.

2. Участники команды не следят за языком тела

Общаясь через камеру, легко можно забыть о языке тела. Однако важно помнить, что, когда вы находитесь в кадре, даже мелкие детали важны. Это означает, что нужно уделять еще больше внимания языку тела: по-прежнему следует поддерживать зрительный контакт, четко говорить и включать видео во время удаленных вызовов.

3. Многие участники команды молчат во время онлайн-встреч

Вам наверняка доводилось бывать на собраниях, где говорят одни и те же люди, а другие молчат. Это может быть признаком слабых коммуникаций в команде, потому что некоторые сотрудники не чувствуют себя комфортно во время встреч.

С другой стороны, важно помнить, что некоторые люди более замкнуты, чем другие. Чтобы вовлечь всех членов команды в диалог, задайте каждому вопрос. Так у каждого будет возможность высказаться.

4. Участники команды не взаимодействуют друг с другом

Если взаимодействия в команде не происходит, это может быть признаком того, что сотрудникам неудобно общаться друг с другом. Кроме того, это может означать, что у команды нет инструментов для комфортного и эффективного общения.

Например, журналисты используют Trello, чтобы отслеживать редакционные задания. С помощью этого инструмента создатели контента могут легко сотрудничать с другими членами команды, когда им необходимы экспертиза или комментарий.

5. Отсутствует общение в течение дня

Работая на удаленке, можно целыми днями не разговаривать с коллегами. Возможно, ваш внутренний интроверт будет даже рад этому, но все же отсутствие общения является признаком слабых коммуникаций внутри команды.

Чем больше общаешься с людьми в команде – тем больше доверия получаешь, что упрощает ситуацию и выручает, когда понадобится помощь. Вот почему так важна ежедневная порция командного общения, даже если это просто отправленная гифка в групповой чат.

6. Письма становятся слишком сложными

Электронные письма всегда должны быть простыми, ясными и конкретными. Если письма становятся слишком сложными и длинными, лучше запланировать звонок или быструю видеовстречу с адресатом.

Для эффективного общения важно знать, какой канал использовать для доставки сообщения. Иногда достаточно письма, а временами для решения вопроса нужна пусть и короткая, но встреча.

7. Нет повестки дня и плана встречи

Без должной подготовки вы не сможете эффективно общаться во время встреч. Продуктивные встречи должны быть запланированы и структурированы. Наличие повестки дня поможет не сбиться с пути. Вы можете даже запланировать пять минут неформального общения до начала онлайн-встречи.

Отправляйте повестку дня заранее. Правда, она может быть не обязательна в случае, если собрания проходят регулярно: достаточно убедиться, что вы установили правильные ожидания у команды от предстоящего общения.

8. У участников команды нет инструкций «Как работать со мной»

У каждого участника команды должен быть документ «Как работать со мной», в котором подробно описаны рабочие привычки, ожидания и даже интересы. Такие инструкции помогают менеджерам лучше узнать команду, а грамотные руководители используют эти знания, чтобы правильно управлять коммуникациями между различными членами команды.

Кроме того, такими инструкциями можно поделиться со всей командой, чтобы коллеги могли лучше узнать товарищей по команде. Знание рабочих привычек друг друга поможет укрепить доверие и психологическую безопасность в команде. Вместо того, чтобы тратить время на выяснение кто есть кто, можно открыто поговорить об этом.

9. Нормы общения не установлены

Ели это так, то участники команды могут даже испытывать стресс из-за общения друг с другом в удаленном формате.

У всех должны быть определены четкие часы работы и перерывов. Календари и расписания должны быть доступны и открыты для просмотра, добавлен статус в Slack, чтобы участники команды знали, кто и когда занят, а когда доступен для контакта. Кроме того, разумно установить ожидания по обратной связи в письмах: крайний срок, к которому вы ждете ответ, или сообщение о том, что письмо не требует ответа.

Если все участники будут знать о правилах в вашей команде – это поможет значительно улучшить общение.

10. В команде отсутствует чувство психологической безопасности

Если этого чувства нет, то команда общается неэффективно. В удаленных командах бывает трудно чувствовать себя вовлеченным, а это очень важно. Когда люди не чувствуют себя вовлеченными, им не очень комфортно общаться. Задавайте вопросы всем по кругу, чтобы у каждого был шанс высказаться. Постарайтесь увидеть картину целиком и задавайте людям конкретные вопросы.

Вы можете также использовать различные игры, чтобы растопить лед между участниками команды. Они позволят в легкой форме вовлечь каждого в общение, ответить на вопросы о своих предпочтениях. Это может помочь людям чувствовать себя уверенно при общении с командой.

11. Участники команды не ценят друг друга

Формирование связи имеет первостепенное значение для общения. Один из лучших способов сделать это – выразить друг другу благодарность. У сотрудников должна быть возможность свободно и открыто благодарить друг друга, хвалить и поздравлять в групповом чате. Можно использовать любые поводы (поздравление с днем рождения, с достижением командных целей или решением сложных задач) для выражения благодарности участникам команды.

Выражение благодарности – отличный способ восстановить силы и создать безопасное пространство для всех участников команды.

12. Руководители переделывают работу сотрудников

Верный признак того, что взаимодействие внутри команды работает неэффективно. Когда задания возвращаются исполнителю с отмеченными ошибками, обычно это означает, что задача была не ясна, а результаты исполнения и ожидания не обсуждались должным образом. Вам было неудобно просить о правках, поэтому вы и переделывали чужую работу.

Все дело в качестве коммуникаций. И единственный способ улучшить этот процесс – открыто общаться друг с другом.

13. Задания теряются и забываются

У вас наверняка были такие задачи, которые просто затерялись в потоке или, возможно, вы забыли, на чем остановился тот или иной проект. Если такое происходит, значит в вашей команде управление проектами не на должном уровне, и коммуникации не выстроены.

Используйте инструменты для управления проектами – они помогают видеть, на каком этапе находится проект, и координировать работу с другими. Коммуникация улучшается – задания не забываются.

14. В команде высокая текучка кадров

Если в команде высокая текучка кадров, это может быть признаком неэффективного взаимодействия. Если это так, то важно поговорить с командой, чтобы понять, что работает, а что нет.

По материалам blog.hubspot.com. Перевела с английского Алина Прудских