Как работают с персоналом компании, для которых удаленка – это норма - «Бизнес»

Как нанимают, вводят в курс дела и управляют карьерным развитием сотрудников опытные компании, которые уже давно работают с дистанционными распределенными командами?

В режиме «удаленки» многие стали намного эффективнее: время, запланированное на дорогу на работу, можно использовать с пользой, гибкий график позволяет сочетать баланс работа/личная жизнь. Согласно данным исследования компании «Стахановец», резидента кластера информационных технологий фонда «Сколково», лидеры по продуктивности вне офиса — программисты, дизайнеры и маркетологи. Их вовлеченность в рабочие процессы в таком режиме на 41% выше, чем у офисных сотрудников. Но вопросы к дистанционной работе еще остаются, особенно у руководителей. Главные из них: как нанимать людей, вводить в курс дела и замечать их готовность к росту в компании, если они практически не видят руководство и нет постоянного контакта с коллегами?

Мы попросили поделиться опытом представителей компаний с международными командами, где онлайн-найм, удаленный онбординг и дистанционный карьерный рост — давно устроенная реальность.

Дистанционные собеседования: как нанимать кандидатов онлайн

Наталия Герия, HR Officer, FinTech startup

Специфика стартап-бизнеса подразумевает работу с распределенными командами, поэтому потребность онлайн-рекрутинга в данной сфере возникла задолго до локдауна. Процедура поиска кандидатов не изменилась, скорее расширился набор инструментов рекрутера, а также география поиска. Помимо стандартных сайтов для поиска кандидатов, мы все больше пользуемся социальными сетями и мессенджерами. Современные кандидаты тоже стали более активными: они выбирают компанию, в которой хотят работать, а потом начинают искать через социальные сети контакты HR-менеджеров и рекрутеров.

А вот процедура отбора усложнилась: непросто расположить к себе кандидата во время видеозвонка. Не секрет, что в ходе обычного собеседования включаются интуиция, эмпатия, и кандидата зачастую оценивают не только по профессиональным навыкам, но еще и по такому субъективному эмоциональному критерию, как «мой/не мой человек». Многие соискатели чувствуют дискомфорт во время дистанционного интервью: нервничают, не смотрят в камеру, скромничают или преувеличивают. Small talk в начале интервью — прекрасный способ для снятия напряжения и возможность найти общие интересы с собеседником.

На онлайн-собеседованиях менеджеры по HR всегда обращают внимание на внешний вид соискателя. Ведь если человек неряшлив на интервью, есть риск, что он в таком же виде будет появляться на звонке с командой и клиентами. Обстановка на заднем фоне также должна выглядеть максимально «профессионально».

Если ранее не было опыта дистанционной работы, сотруднику необходимо понять, подходит ли ему такой формат. Для этого стоит проговорить вопросы, касающиеся процессов в распределенной команде, как принимаются решения, как взаимодействует команда, если коллеги находятся в разных часовых поясах. Так как при дистанционном интервью нет возможности оценить коллектив и офисную жизнь, важно уточнить про корпоративные правила общения и традиции, как при удаленной работе организована «внеклассная» часть.

Дистанционный онбординг: как помочь сотруднику адаптироваться

Галина Токарева, HR-директор инфлюенс-маркетингового агентства HypeFactory

Мы поняли, что лучше ограничить использование сотрудниками однотипных сервисов, потому что их чрезмерное количество может снизить продуктивность и усложнить онбординг новичков. Наш выбор: Jira, корпоративный мессенджер Slack, инструменты Google для работы с документами, DocuSign для электронной подписи, Zoom для видеовстреч и CRM, которую мы сделали специально для наших задач.

Ежедневное планирование с командой и отчеты, позволяющие ответить на вопросы «Что я сделал? Что я планирую сделать? Есть ли у меня проблемы/Что мне мешает?», помогают не только новичкам войти в ритм и оценить, все ли у них получается и нужна ли им помощь, но и держат в тонусе всех членов команды.

Для любого сотрудника на «удаленке» важна внутренняя мотивация. Мы мониторим удовлетворенность и вовлеченность сотрудников, помогаем новым коллегам организовать их рабочий день. Самостоятельно в дистанционном режиме это не всегда просто делать.

Наши основные рекомендации:

- планировать личную жизнь (заказ продуктов, время с семьей) так же, как и работу;

- создать отдельное удобное рабочее место;

- делать перерыв между работой и домашними делами на спорт, сон или любимую музыку.

И главное, не путать будние дни с выходными. Конечно, иногда в разгар проекта инфлюенс-менеджерам приходится работать и в новогоднюю ночь, но такова специфика профессии и необходимость конкретной ситуации. Важно делать небольшие перерывы и отвлекаться от работы.

Чтобы сотрудник сразу почувствовал себя частью общей команды вне офиса, мы уделяем внимание айдентике – маски, худи, наклейки на ноутбуки, а также ведем чат для новичков. Это простой, но очень эффективный инструмент формирования лояльности к компании.

Корпоративные онлайн-мероприятия — еще один способ поддержать единый дух и помочь новичкам влиться в коллектив. Например, к Новому году мы устраивали обмен подарками — Secret Santa, а распаковку проводили на общем звонке в Zoom.

Дистанционный карьерный менеджмент: как управлять командой и мотивировать сотрудников

Екатерина Берлова, генеральный директор агентства Market Entry Atelier

Исследование, проведенное специалистами Всемирного экономического форума, показало, что 98% опрошенных по всему миру людей хотят работать удаленно хотя бы часть времени. Вот только не все умеют это делать, да и видение общей цели размывается. Перед управленцами встает вопрос о дистанционном контроле за эффективностью. Это помогает и своевременно передвигать успешных менеджеров на новые позиции, сохраняя их лояльность и повышая мотивацию. В дистанционном режиме отсутствие личных разговоров и доверительного контакта может стать причиной тревожности сотрудников на тему своих карьерных шансов. У них должны быть возможности проявлять себя в компании, помимо выполнения рабочих KPI.

Нам важно, чтобы все сотрудники понимали и разделяли наши ценности, знали все о позиционировании агентства и его основных правилах работы. Кроме того, сейчас у нас появился новый внутренний проект — «Немного теории в пятницу». В конце рабочей недели мы собираемся на Zoom-занятии, к которому один из сотрудников готовит интересный и полезный материал по своему направлению. Такие встречи позволяют легко доносить и усваивать новые знания «небольшими порциями» и дают шанс коллегам показать себя.

Информация накапливается и, чтобы сотрудники могли ее получить в удобном формате, мы используем платформу мобильного обучения и мотивации ServiceGuru. Туда можно «залить» весь нужный контент, сделать тестирование по отдельным темам и даже устроить внутреннее соревнование за счет элементов геймификации. Руководители могут видеть активность сотрудников на платформе: как часто они заходят посмотреть материалы, сколько тем изучено, насколько успешно пройдены тесты. Это тоже дает представление о заинтересованности и проактивности коллег.

За последний год роль руководителя заметно скорректировалась. Помимо постоянной вовлеченности в обсуждение целей и задач, онлайн-коммуникаций в режиме сверки статусов по проектам, синхронизации с командой и обсуждения формата выполнения работы, выросла потребность в мотивации сотрудников. Суть актуального подхода к команде — забота о состоянии и внутреннем настрое ее участников. Раз в месяц мы встречаемся в Zoom на чашку чая или бокал вина, чтобы просто поговорить с коллегами об их интересах, поделиться опытом магической уборки по Мари Кондо или обсудить список лучших сериалов для просмотра в выходные. Это объединяет и повышает лояльность сотрудников, а также показывает руководителю сплоченность и вовлеченность команды.

Дистанционка разобщила людей, убрав возможность наладить контакт за чашкой кофе, обнаружить общие внерабочие увлечения во время бизнес-ланча, впечатлить своим стилем и харизмой руководителей. На всех этапах рабочего процесса людям требуется эмоциональная составляющая. Начать разговор на интервью с легкой позитивной беседы «ни о чем». Получить в качестве подарка приветственную сувенирку от нового работодателя. Провести с коллегами соревнование в игровой форме на тему того, кто лучше знает свой продукт.

Любой руководитель сегодня – кладезь знаний об инструментах проджект-менеджмента и сервисах управления удаленными командами. Но для того, чтобы они работали эффективно, важно помнить о человеческом факторе и давать сотрудникам пространство для «внеклассной» коммуникации. Именно «удаленка» напомнила, что один из важнейших навыков менеджеров — эмоциональный интеллект.