Какие ошибки работодатель может допустить при сокращении штата - «Бизнес»

Примеры ошибок при увольнении сотрудников, и как избежать штрафов за это.

Корона-кризис разломил жизнь бизнес-сообщества на «до и после», «тех и этих». Идет отчаянная борьба всех за все без надежды на победу. Предприниматели яростно сражаются за спасение компаний, пытаются «свести дебет с кредитом», оптимизируют затраты, в том числе на ФОТ. Рынок труда ежедневно пополняется уволенными, сокращенными, отправленными в непонятный отпуск и глухую удаленку. Это, естественно, не везде происходит добровольно, по собственному желанию и пресловутому «соглашению сторон». Не желая оказаться выброшенными за борт стихией кризиса, люди ищут защиты и обращаются «в соответствующие инстанции». Вот список самых популярных жалоб трудящихся на ошибочные действия работодателей.

1. Увольнение в принудительном порядке

Жалоба. Уволенный специалист обратился в ГИТ (Государственная инспекция труда) с жалобой: «Меня заставили написать заявление об увольнении по собственному желанию. Угрожали уволить за нарушение дисциплины, прогулы и опоздания. Пообещали денег и не заплатили».

Последствия. ГИТ не может разрешать индивидуальные трудовые споры, а также штрафовать за подобные увольнения. Жалоба будет перенаправлена в комиссию по труду, уволенный сотрудник может обратиться в суд. Далее вопрос будет решаться в этих инстанциях.

Как избежать штрафов. Лучше всего решить вопрос в досудебном порядке. Инструмент решения понятен и прост: уволенный сотрудник не сразу написал жалобу, а только после того, как не получил обещанной компенсации. Если уладить вопрос миром все же не удается, желательно обратиться к юристу по трудовым спорам. Также желательно выяснить, какие документальные доказательства есть у сотрудника: письма от руководителя с требованием написать заявление, переписка в мессенджере об условиях увольнения, записи телефонных разговоров с угрозами, свидетельства коллег.

Документы. В отделе кадров обязательно должно быть заявление сотрудника, написанное лично и от руки, с указанием причины увольнения, датой и подписью. Приказ об увольнении не может быть оформлен более ранней датой, чем дата заявления.

2. Оформление отпуска без сохранения зарплаты

Жалоба. Сотрудник производственной компании обратился с жалобой в ГИТ: по решению руководства его отправили в отпуск за свой счет без сохранения заработной платы. Всем работникам производства раздали напечатанные заявления об отпуске и сказали расписаться. Тем, кто был не согласен, сказали: «Тогда дадим другое заявление, уже об увольнении».

Последствия. Подобное заявление сотрудника – повод для проведения поверки. Если трудовой инспектор обратит внимание на то, что все заявления оформлены одной датой, он может обвинить компанию в нарушении обязательств по оплате труда персонала. За этим неизбежно последуют штрафные санкции.

Как избежать штрафов. Руководитель может отправить в отпуск за свой счет несколько сотрудников, но не целое подразделение, и не в один день. Причиной предоставления отпуска за свой счет могут быть различные семейные обстоятельства: выезд на лечение, необходимость быть с детьми, уход за престарелыми или больными родственниками, свадьбы/похороны/рождения детей и т.д. Желательно приложить к заявлению подтверждающие документы: медицинские справки, выписки, копии режима работы детских садов, школ, Загсов. Также желательно выплатить или хотя бы пообещать сотруднику небольшую денежную компенсацию. Практика показывает, что к написанию жалоб и заявлений в комиссию по труду или ГИТ людей подталкивает не столько отсутствие денег, сколько жесткое, циничное, грубое поведение работодателя, уверенного в своей безнаказанности.

Документы. При оформлении отпусков без содержания обратите внимание, что заявления не должны быть написаны «под копирку», а тем более распечатаны на принтере, все с одинаковыми датами и причинами ухода, в них не должно ощущаться давление «сверху». После подготовки заявлений сотрудников необходимо оформить соответствующие приказы.

3. Перевод сотрудников в режим простоя

Жалоба. В комиссию по труду обратился сотрудник фабрики с жалобой на то, что предприятие было переведено в режим вынужденного простоя, выплачивалось только 50% от ежемесячной заработной платы, при этом фабрика продолжала работать в обычном режиме.

Последствия. Проверка организации может начаться по заявлению или жалобе одного или нескольких сотрудников. Если нет достаточного количества документов, обосновывающих ввод режима вынужденного простоя, работодатель может быть обвинен в нарушениях ТК.

Как избежать штрафа. Лучшая защита от штрафов при переходе на режим временного простоя – грамотное документальное обоснование и убедительная мотивация. Предприятие может объявить режим простоя по вине работодателя, если временно не могут работать все или часть сотрудников. Предприятие может быть переведено в режим простоя по техническим причинам, например: поломка оборудования, реконструкция производственной линии, ремонт производственных помещений, установка нового оборудования. Также основанием для перевода организации в этот режим могут быть экономические основания: снижение плановых показателей продаж за последние несколько месяцев, падение темпов производства, загрузка производственных мощностей на 30-40%, отсутствие необходимых комплектующих, задержки в поставках от иностранных подрядчиков, недостаточный запас готовой продукции на складе.

Документы. Необходимо подготовить: приказ по компании о вводе нового режима работы, табель учета рабочего времени, разнообразные документы, подтверждающие причину перехода в новый режим работы (докладная записка от руководителя отдела продаж, письмо с анализом ситуации от начальника производства, письма от поставщиков комплектующих). В приказе обязательно должна быть четко сформулирована причина перехода на режим простоя, приложен список сотрудников, отправленных в простой, даты начала/окончания режима. Отдельным пунктом в приказе или отдельным приказом задокументировать оплату труда на период простоя. Как правило, это 40/50/60% от оклада или среднемесячного дохода сотрудника. В течение периода простоя выплаты заработной платы должны производиться по этим критериям.

5. Переход на неполное рабочее время

Жалоба. Сотрудник организации пожаловался в ГИТ на то, что работодатель ему недоплачивает в течение нескольких месяцев: отпускает с работы всего на час раньше, а заработную плату сократил на 30% и при этом ссылается на неполный рабочий день.

Последствия. Когда ГИТ получает жалобу на нарушения выплаты заработной платы от одного или нескольких сотрудников организации, начинается проверка деятельности организации.

Как избежать штрафа. Доказать проверяющим инспекторам, что переход на режим неполного рабочего времени является необходимостью и имеет веские причины. Например: реорганизация компании, реформирование функциональных подразделений, изменение алгоритмов работы, изменение клиентской политики, вывод на рынок нового продукта, переход на новую технологию, изменение маркетинговой стратегии. Если удастся убедить комиссию, что изменение режима рабочего времени – это гораздо лучше, чем уволить половину сотрудников, что перемены в работе – это управленческий инструмент, позволяющий сохранить рабочие места, а не попытка недоплатить сотрудникам, можно считать это победой. Однако режим неполного рабочего времени можно ввести только на ограниченный срок до 6 месяцев. Если работодатель делает это по собственной инициативе, то обязан предупредить сотрудников, а также профсоюз и службу занятости не менее чем за 2 месяца. Если возникла необходимость перейти на этот режим «с понедельника», то это можно сделать только с письменного согласия сотрудников.

Документы. Для перехода на неполную занятость, даже если это сокращение рабочего времени на один час в день, необходимо получить рукописные заявления от каждого сотрудника на работу по новому графику с точным указанием часов и дней. За этим следует приказ о новом режиме работы с обязательным указанием даты начала и завершения этого режима работы.

5. Перевод на удаленную работу

Жалоба. Сотрудник торговой компании пожаловался на то, что его отравили «на удаленку» и сократили зарплату, при этом изменилось только место работы, круг его обязанностей остался прежним, а зарплата уменьшилась.

Последствия. Подобные заявления для проверяющих организаций – сигнал для боевых действий, они быстро и остро реагируют на факты нарушения по выплатам заработной платы. Если инспектор докажет, что были допущены нарушения, штраф для организации неизбежен.

Как избежать штрафа. Формат удаленной работы пока не закреплен в нормах ТК. Юридически есть только режим «дистанционной работы», и только его может использовать работодатель для оформления нового режима работы сотрудников. Если компания хочет изменить зарплату сотруднику, то необходимо сделать дополнительное соглашение к трудовому договору, содержащее подробную информацию о новых должностных обязанностях, целях, задачах, характере работы, режиме, графике, и условиях оплаты. В этом дополнительном соглашении должно отчетливо прослеживаться уменьшение нагрузки, сокращение функционала и рабочего времени. Только на этом основании можно уменьшить заработную плату сотруднику. К примеру: инженер работает с документами, но не посещает строительные объекты и не проводит контроль монтажа оборудования; преподаватель проводит лекции и консультации онлайн, но не встречается со студентами лично, не проводит контрольных или лабораторных работ, не принимает зачеты или экзамены.

Документы. Для перевода персонала на удаленную работу необходимо составить и подписать со стороны работодателя и сотрудника дополнительное соглашение к трудовому договору и приложение к должностной инструкции с указанием всех изменений и новых условий труда. Желательно также иметь ряд дополнительных подтверждений режима работы сотрудника и его рабочей нагрузки: письма от руководителя со списком дел и рабочих заданий, подготовленные сотрудником отчеты, переписка с коллегами в мессенджерах, записи онлайн-конференций.

****

Это только небольшая выборка, можно сказать «горячая пятерка» жалоб сотрудников на своих работодателей. В реальности их гораздо больше, причин и поводов много, но рецепт лекарства прост: уважительное отношение к людям, честность обещаний и обязательств, соблюдение норм законодательства, порядочность и человечность. Когда сотрудники видят, что руководителю сложно, но он делает все возможное для сохранения коллектива и поддержки сотрудников, они тоже проявляют терпение, понимание, стойко переносят трудности. Если же со стороны руководства люди видят холодность, равнодушие к их дальнейшей судьбе, формализм и нечестность, они отвечают «симметрично».

Практика работы многих компаний показывает, что лучше договариваться со своими сотрудниками, чем с государственными органами, разумнее не доводить конфликты до судов, не тратить сотни тысяч на юристов из-за недоплаченных ста рублей. Переговоры – лучший способ избежать конфликта, а самая успешная война – та, которой не было.